- Home
- Vorstandsvorwort
- Unternehmensprofil
- Strategie und Management
- Governance und Dialog
- Produktverantwortung
- Mitarbeiter
- Umwelt und Soziales
- GRI-Angaben
- Konzernüberblick
Compliance-Struktur und -Bericht
Eine gut funktionierende Compliance-Struktur betrachten wir als essenzielles Instrument, um die Einhaltung externer Regelwerke sowie firmenintern gesetzter Anforderungen zu gewährleisten. 2015 wurde unsere Compliance-Struktur daher zuletzt vor dem Hintergrund der Compliance-Anforderungen unter Solvency II überprüft
Der Chief Compliance Officer sowie das Referat Compliance informieren Mitarbeiter über Gesetzesänderungen, sofern ihre Tätigkeit hiervon betroffen ist. Ein weltweites Netzwerk von Compliance-Verantwortlichen an den ausländischen Standorten unterstützt den Chief Compliance Officer bei seinen Aufgaben und berichtet auch an ihn. So können lokale Compliance-Verstöße auch außerhalb der lokalen Hierarchie direkt berichtet werden. In einem jährlichen Bericht informiert der Compliance Officer den Vorstand zu wesentlichen Compliance-Themen und -Entwicklungen.
Der Chief Compliance Officer wirkt durch die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, unter anderem Group Auditing (Revision), auf die Einhaltung von unternehmensinternen Richtlinien hin.
Zur Vertiefung der Zusammenarbeit innerhalb des Compliance-Netzwerks auf europäischer Ebene organisieren wir jährlich ein European-Compliance-Officer-Treffen. Ergänzend dazu werden in den Quartalen, in denen kein Treffen erfolgt, Telefonkonferenzen durchgeführt. Hierdurch erreichen wir eine engere Abstimmung und Kontrolle bei der Umsetzung der Compliance-Maßnahmen.
Hinweisgebersystem
Über das internetbasierte Hinweisgebersystem für die Gesellschaften des Konzerns haben Mitarbeiter, Kunden und Dritte die Möglichkeit, in der jeweiligen Landessprache oder auf Englisch – und auf Wunsch anonym – auf gravierende Compliance-Verstöße hinzuweisen. Konzernweit können sich die Beschäftigten über eine an das Referat Compliance angebundene E-Mail-Adresse zu Compliance-Fragen beraten lassen. Etwaige Hinweise und die daraufhin eingeleiteten Maßnahmen fließen in den jährlichen Compliance-Bericht ein. Über das konzernweit installierte Hinweisgebersystem ging im Berichtsjahr keine Meldung über mögliche Fehlverhalten ein. Dementsprechend gab es im Berichtszeitraum keine uns bekannten Diskriminierungsvorfälle, die über das Hinweisgebersystem eingegangen sind. Darüber hinaus sind im Berichtszeitraum und in den vorangegangenen Jahren keine Klagen aufgrund wettbewerbswidrigen Verhaltens, Kartell- oder Monopolbildungen gegen unser Unternehmen erhoben worden. Auch mussten wir im Berichtszeitraum und in den vorangegangenen Jahren keine wesentlichen Bußgelder aufgrund von Verstößen gegen Rechtsvorschriften zahlen. Es sind auch keine nichtmonetären Strafen gegen unser Unternehmen verhängt worden.
Neben dem Referat Compliance existieren mehrere Compliance Committees, denen Mitglieder aus den Geschäftsfeldern sowie aus den Bereichen Recht, Finanzen, Rechnungslegung und Kapitalanlagen angehören. Die Compliance Committees prüfen bestimmte Rückversicherungsverträge besonders im Hinblick auf die Einhaltung von Aufsichtsrecht, Rechnungslegungsvorschriften und anderen Normen.
2016 haben wir unser Corporate Compliance Organisationshandbuch (sog. Compliance Handbuch) aktualisiert. Dieses Handbuch enthält eine Zusammenstellung der wesentlichen Aktivitäten im Bereich der Corporate Compliance. Es beschreibt darüber hinaus die Zuständigkeiten innerhalb unseres Unternehmens, die Schnittstellen von unserer Rechtsabteilung (Referat Compliance) zu anderen Bereichen sowie die Bestandteile der Compliance-Organisation.
2017 führte die Bundesbank bei der E+S Rück eine Außenwirtschaftsprüfung durch, die keine Beanstandungen ergab. Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) führte darüber hinaus zwei örtliche Prüfungen bei der Hannover Rück und der E+S Rück zu Aspekten unseres internen Modells durch, insbesondere zu denen des operationellen Risikos. Einsprüche gab es auch hier nicht.
Compliance-Schulungen
Alle neuen Mitarbeiter unseres Unternehmens in Deutschland nehmen bei Eintritt in das Unternehmen an unserer Schulung zum Thema Compliance teil, die neben anderen Aspekten das Thema Korruption und entsprechende gesetzeskonforme Verhaltensweisen abdeckt. Im Berichtsjahr wurden drei Schulungen für insgesamt 81 Mitarbeiter durchgeführt. Um uns auf dem neuesten Stand in Compliance-Themen wie Anti-Korruption zu halten, nutzen wir klassische Kommunikationskanäle wie Intranetportale und Online-Newsletter. Wichtige unternehmensweit relevante Informationen werden für Mitarbeiter im Intranet zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus wurden im Berichtsjahr sämtliche Underwriting und Accounting-Departments zum Thema Handelsembargos geschult.
Seit 2018 veranstalten wir zudem eine verpflichtende Corporate Governance Schulung für unsere Underwriter aus der Schaden-Rückversicherung am Standort Hannover. Unsere Mitarbeiter wurden zu rechtlichen Grundlagen und internen Richtlinien und Standards geschult und erhielten einen Überblick über die verschiedenen innerbetrieblichen Komitees. Dazu werden auch Fragen zur allgemeinen Compliance und Anti-Korruption behandelt. In einem ersten Durchlauf wurden insgesamt rund 300 Mitarbeiter geschult. Eine ähnliche Schulung für unsere Underwriter aus der Personen-Rückversicherung wurde im August 2018 durchgeführt. Im dritten Quartal wird diese Maßnahme auf die Außenstellen ausgedehnt.
Der Compliance-Bericht für das Kalenderjahr 2017 wurde dem Finanz- und Prüfungsausschuss im März 2017 vorgelegt. In dem Bericht werden die Struktur und die vielfältigen Aktivitäten unseres Unternehmens dargestellt. Die Ergebnisse der gesonderten Datenschutz-Berichterstattung für das Kalenderjahr 2017 fließen ebenfalls in den Compliance-Bericht ein. Nach eingehenden Prüfungen zu Themen wie Directors' Dealings, Ad- hoc- und sonstige Meldepflichten, Insiderliste, Beraterverträge, Datenschutz und internationale Sanktionen liegen nur wenige Verdachtsfälle vor, die auf einen Verstoß gegen Compliance-relevante Bestimmungen schließen lassen. Insgesamt wurde ein Compliance-relevanter Vorfall gemeldet. Nach eingehender Untersuchung des Falles haben wir die erforderlichen Vorkehrungen getroffen, um zukünftig in Übereinstimmung mit den internen und externen Anforderungen für unsere Geschäftstätigkeit zu handeln. Als Folge des Vorfalls haben wir Compliance- und Revisionsmaßnahmen in der betroffenen Außenstelle getroffen, um das interne Kontrollsystem auf lokaler Ebene und an der Schnittstelle zwischen Hauptsitz und Niederlassung zu verbessern.
Unsere jährliche Compliance-Risikoanalyse erfolgte im Berichtsjahr in Zusammenarbeit mit den Bereichen Personal, Accounting und Steuern. Als Ergebnis der Risikoanalyse wurden die möglichen Risiken einer non-Compliance und die zur Verhinderung einer non-Compliance getroffenen Maßnahmen dokumentiert und auf Angemessenheit hin überprüft.