Als Anbieter von Versicherungsdienstleistungen verfügen wir nicht über eine klassische vor- oder nachgelagerte Lieferkette von Roh- und Hilfsstoffen oder gefertigten Waren wie z. B. produzierende Unternehmen. Dennoch beziehen auch wir eine Vielzahl von Waren und Dienstleistungen. Dazu gehören unter anderem IT Hard- und Software, Cloud Services, Beratungs- und Entwicklungsdienstleistungen, Gebäude- und Büroausstattung, Strom, Wärme und Wasser, Dienstleistungen zu Logistik, Gebäudemanagement und –technik sowie Lebensmittel für unsere Mitarbeiterverpflegung. Insgesamt beziehen wir unsere Waren für die IT sowie für den Gebäude- und Geschäftsbetrieb von rund 380 aktiven Lieferanten. Circa zwei Drittel dieser Lieferanten kommen aus Deutschland bzw. aus der Region Hannover. Darüber hinaus beziehen wir unsere IT-Waren vor allem aus der EU und den USA. Lediglich 3 % unserer Lieferanten sind in anderen Ländern ansässig.
Das Management unserer Lieferantenbeziehungen ist für uns ein wichtiger und wesentlicher Ansatz, um einerseits die Einhaltung unserer Compliance-Grundsätze sichern und entsprechende Umwelt-, Sozial- und Governance-Risiken (ESG-Risiken) vermindern und andererseits unsere Beschaffungskosten zu überwachen und, wo möglich, zu reduzieren.
Am Standort Hannover sind drei verschiedene Einheiten für die Beschaffung der vielfältigen Waren und Dienstleistungen verantwortlich: Das Facility Management (FM), der Bereich Information Technology (IT) und die einzelnen Fach- und Servicebereiche für Lieferungen, die weder IT noch FM sind. Die Waren und Dienstleistungen (IT-Hard- und Software, Beratungs- und Entwicklungsleistungen, Managed Services sowie Cloud-Services) werden dabei entweder direkt vom Hersteller oder über Händler erworben.
Die Beauftragung, Steuerung und Lieferantenbewertung der IT am Standort Hannover erfolgt über das Service Management System „ServiceNow“. Das System bietet die Möglichkeit, alle Lieferanten einer der folgenden Kategorien zuzuordnen:
Die Lieferantenbewertung aller Nicht-IT-Kernlieferanten erfolgt nach einem ähnlichen Schema in einem separaten Lieferantenmanagement-Tool.
Durch einen aktiven Dialog bauen wir nachhaltige und belastbare Beziehungen zu unseren Lieferanten auf. Eine fortlaufende Professionalisierung unserer Beschaffung sichert zudem unsere Wettbewerbsfähigkeit. Aktuell verfolgen wir Maßnahmen zur stärkeren Berücksichtigung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses, zur Verbesserung der Service-Qualität und zur Standardisierung der Dienstleistungen und Konditionen. Durch eine Konsolidierung des IT-Dienstleisterportefeuilles reduzieren wir zudem unseren Aufwand.
Bereits seit Mitte 2012 findet unser Verhaltenskodex für Lieferanten für weite Teile des Unternehmens am Standort Hannover Anwendung. Der Verhaltenskodex wurde mit Unterstützung der Rechtsabteilung durch die Bereiche Verwaltung und Informationstechnologie entwickelt. Er verlangt u. a. die Einhaltung von Umwelt, Governance- und Sozialstandards und ist beispielsweise bei der Ausschreibung und Vergabe infrastruktureller Dienstleistungen sowie diverser Bauleistungen durch den Bereich Verwaltung Vertragsbestandteil. Auch bestehende Lieferantenverhältnisse in den Bereichen Verwaltung und IT werden in einem kontinuierlichen Prozess sukzessive auf die Erfüllung des Verhaltenskodex geprüft.
Im Jahr 2017 wurde der Verhaltenskodex für Lieferanten vor dem Hintergrund der neuen gesetzlichen Anforderung aus dem UK Modern Slavery Act überarbeitet, am 29. Juni 2017 vom Vorstand verabschiedet. Konkret schreibt der Verhaltenskodex u. a. die Einhaltung gesetzlicher und ethischer Bestimmungen, die Achtung der Menschenrechte und die Einhaltung der Kernarbeitsnormen der International Labour Organisation (ILO) sowie die Einhaltung aller geltenden Vorschriften in den Bereichen Gesundheit, Sicherheit und Umweltschutz verpflichtend vor. Die Hannover Rück toleriert keinerlei Form der Bestechung, Korruption und/oder Unterschlagung und verlangt dieses auch von ihren Lieferanten. Auch die Gewährleistung des Rechts auf Vereinigungsfreiheit, z. B. auf den Beitritt zu Gewerkschaften und zum Betriebsrat, ist im Verhaltenskodex für Lieferanten geregelt. Ferner verpflichtet der Kodex Lieferanten dazu, ein Managementsystem einzurichten, das die Einhaltung der aufgeführten Punkte gewährleistet.
Der Lieferantenkodex ist öffentlich auf unserer Internetseite einsehbar und für alle neuen und bestehenden Kernlieferanten verpflichtend zu unterzeichnen.
Basierend auf den Kriterien des Verhaltenskodex für Lieferanten nehmen wir in regelmäßigen Abständen eine entsprechende Bewertung unserer Lieferanten vor. Auf der Basis von Selbstauskünften und mit Hilfe eines anwendungsgestützten Verfahrens bewerten wir unsere Lieferanten und Dienstleister. Im Falle einer kritischen Bewertung in einer Umwelt-, Sozial- und Governance-Risikokategorie (ESG-Risikokategorie) ordnen wir sie einer Negativliste zu, was zur Folge hat, dass keine weitere Beauftragung mehr erfolgt. Damit wollen wir das Risiko, Lieferanten mit negativen sozialen Auswirkungen zu beauftragen, möglichst gering halten. Ein Frühwarnsystem stellt sicher, dass mit ausreichendem Vorlauf ein alternativer Lieferant ausgewählt und ggf. eingearbeitet werden kann. Im Berichtsjahr wurden keine kritischen Lieferanten identifiziert.
Im Rahmen der Überprüfung der Lieferanten im Berichtsjahr haben wir keine Lieferanten identifiziert, bei denen die Vereinigungsfreiheit oder das Recht auf Kollektivverhandlungen erheblich gefährdet sind oder ein erhebliches Risiko von Kinderarbeit oder Zwangs- oder Pflichtarbeit besteht oder die gegen Umweltvorschriften verstoßen haben.